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國際檔案日 | 今天,我們讓檔案管理更智慧

中國電力網(wǎng)發(fā)布時間:2021-06-10 16:15:47
1948年6月9日,國際檔案理事會(ICA)成立后,發(fā)布的第一份章程指出,檔案和文件作為全世界共享的遺產(chǎn)和全人類一樣具有同一性。2007年11月,為了慶祝2008年6月9日ICA成立60周年紀(jì)念日,國際檔案理事會(ICA)在年度全體會議上決定,將每年的6月9日定為國際檔案日。 

在人類漫長的社會活動中,很多有價值的信息通過各種方式被記錄下來,并發(fā)展成為“檔案”。隨著社會的發(fā)展,檔案已經(jīng)成為國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的歷史記錄。 

以前,檔案大多由紙張記錄,稱為紙質(zhì)檔案。在信息化的推動下,檔案的呈現(xiàn)形式與管理方式也在不斷進(jìn)步,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案升級。對于企業(yè)而言,檔案是企業(yè)的重要資源,是企業(yè)的“數(shù)據(jù)庫”。隨著信息化的深入發(fā)展,企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生了大量的電子文件,傳統(tǒng)模式下的電子檔案管理無法滿足數(shù)字化時代的檔案管理、利用的需求,企業(yè)檔案管理模式亟待升級。
 
20載磨礪,遠(yuǎn)光智慧檔案涅槃啟航

早在2002年,遠(yuǎn)光軟件就開始了檔案管理電子化的研究與探索,并發(fā)布了遠(yuǎn)光首個檔案管理系統(tǒng)——電子會計檔案系統(tǒng)V1.0,獲得“國家重點產(chǎn)品”與“廣東省高新技術(shù)產(chǎn)品”兩大榮譽。

2011年,遠(yuǎn)光軟件發(fā)布了軟硬一體的電子會計檔案盒產(chǎn)品、影像管理系統(tǒng)。

2020年,在電子檔案管理系統(tǒng)V7.0的基礎(chǔ)上,遠(yuǎn)光軟件運用RFID等先進(jìn)技術(shù)建設(shè)智慧檔案館,打破檔案數(shù)據(jù)的信息孤島,應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)全面感知、智慧分析、數(shù)據(jù)決策、互聯(lián)互通、協(xié)同處置、集中管理,用一套完善的智慧感知管理平臺將各集成子系統(tǒng)的信息統(tǒng)一存儲、顯示和管理在同一軟件平臺上,軟硬件相結(jié)合建設(shè)成全新的無人智慧檔案館。

2021年,遠(yuǎn)光軟件深度融合區(qū)塊鏈、人工智能、大數(shù)據(jù)、邊緣計算、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù),精研軟硬一體化整合應(yīng)用,推出全新的遠(yuǎn)光智慧檔案。

在電子票證管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的指導(dǎo)下,結(jié)合近20年檔案管理的研究與實踐,遠(yuǎn)光軟件構(gòu)建了適應(yīng)于數(shù)字化時代檔案發(fā)展需求的智慧檔案系列產(chǎn)品,實現(xiàn)文件采集、使用和檔案管理的“三位一體”的全生命周期管理,實現(xiàn)了電子檔案的歸檔自動化、保管電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化與實物檔案智能化。
 
AI賦能全新智慧檔案,線上線下全域推進(jìn)

遠(yuǎn)光智慧檔案從源頭入手,將檔案管理活動向前延伸至檔案的形成階段,確保歸檔數(shù)據(jù)的真實、準(zhǔn)確、完整。歸檔過程建立檔案數(shù)據(jù)間的有機(jī)聯(lián)系,構(gòu)建多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的自動匯聚歸檔,實現(xiàn)線上數(shù)據(jù)的一體化管理,顯著提升了檔案利用效率。

此外,還通過引入智能制造、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),結(jié)合票據(jù)交收設(shè)備、裝盒設(shè)備、AGV機(jī)器人、智能密集架、智能檔案盒等智能終端,實現(xiàn)實物檔案從交收、裝盒、歸檔全過程的無人自動化管理,并與線上電子檔案對接匹配,強(qiáng)化一體化管理。

最后,再通過統(tǒng)一身份認(rèn)證配合區(qū)塊鏈、數(shù)字簽名、數(shù)字水印、PDF固化等技術(shù)手段,全方位提升電子檔案安全。通過運用大數(shù)據(jù)、知識圖譜等技術(shù),實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)自動聚類,可滿足不同業(yè)務(wù)場景的精準(zhǔn)化數(shù)字檔案管理需求?;贏I+OCR+NLP等技術(shù),構(gòu)建出一站式檔案利用服務(wù)平臺,促進(jìn)了檔案向知識服務(wù)的轉(zhuǎn)變,助力檔案管理的智慧升級。
 
目前,遠(yuǎn)光智慧檔案已在北京、浙江、廣東、內(nèi)蒙古等全國多個省份的3000多家單位成功應(yīng)用,加速推動了企業(yè)內(nèi)部流程整合和業(yè)務(wù)變革,顯著地提升了企業(yè)管理效率與質(zhì)量,大量地節(jié)約了物力、人力、財力等資源,推進(jìn)檔案電子化、無紙化的落地。

檔案管理的智慧化,是基于企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的長遠(yuǎn)考量。在數(shù)字中國發(fā)展戰(zhàn)略下,遠(yuǎn)光智慧檔案充分運用新技術(shù),不僅幫助企業(yè)從檔案源頭解決檔案數(shù)據(jù)問題,通過流程自動化、智能化,大幅提升檔案管理流程效率。同時也推進(jìn)了無紙化辦公,助力國家“雙碳”目標(biāo)的落實,為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展,加快經(jīng)濟(jì)社會綠色轉(zhuǎn)型貢獻(xiàn)力量。

遠(yuǎn)光軟件自2015年開啟了人工智能領(lǐng)域的技術(shù)研究與應(yīng)用實踐,通過RPA與AI的技術(shù)融合,打造出百余款RPA機(jī)器人,通過物聯(lián)網(wǎng)+AI的技術(shù)融合,打磨出數(shù)十款智能設(shè)備,廣泛應(yīng)用于財務(wù)、稅務(wù)、供應(yīng)鏈、人力資源、信息運維等多個領(lǐng)域。同時,通過“軟硬結(jié)合”的形式,為電力、能源、化工、制造、醫(yī)療、航空航天等大型集團(tuán)企業(yè)的經(jīng)營管理提供軟硬一體的智能化解決方案。

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